Fiche métier adjointe administrative • Formation

Renseignez-vous sur les exigences, les tâches, les responsabilités et les compétences clés qui devraient figurer dans une description de poste d’adjoint administratif.

Les assistants administratifs fournissent un soutien aux gestionnaires, aux autres employés et aux visiteurs du bureau en gérant une variété de tâches afin de s’assurer que toutes les interactions entre l’organisation et les autres sont positives et productives. Ces professionnels peuvent également être appelés coordonnateurs administratifs ou spécialistes administratifs.

Description du poste d’adjoint administratif

Nous recherchons un maître multi-tâches avec d’excellentes compétences en communication et une attitude optimiste. Les candidats doivent être en mesure d’aider la direction et tous les visiteurs de l’entreprise en effectuant des tâches de bureau, en fournissant une assistance polie et professionnelle par téléphone, courrier et e-mail, en effectuant des réservations ou en organisant un voyage, et en étant généralement une présence utile et positive sur le lieu de travail.

Pour réussir en tant qu’adjoint administratif, les candidats doivent être professionnels, polis et attentifs tout en étant précis. Ils doivent toujours être préparés et réactifs, prêts à relever chaque défi directement. Les adjoints administratifs doivent être à l’aise avec les ordinateurs, les tâches générales de bureau et exceller dans la communication verbale et écrite. Plus important encore, les assistants administratifs doivent avoir un réel désir de répondre aux besoins des autres.

Responsabilités de l’adjoint administratif:

  • Gestion des tâches de bureau, telles que le classement, la génération de rapports et de présentations, la préparation de réunions et la réorganisation des fournitures.
  • Fournir un support de planification en temps réel en prenant des rendez-vous et en évitant les conflits.
  • Prendre des dispositions de voyage, comme réserver des vols, des voitures et faire des réservations d’hôtel et de restaurant.
  • Filtrage des appels téléphoniques et acheminement des appelants vers la partie appropriée.
  • Utiliser des ordinateurs pour générer des rapports, transcrire les procès-verbaux de réunions, créer des présentations et mener des recherches.
  • Accueillez et aidez les visiteurs.
  • Maintenez une communication polie et professionnelle par téléphone, e-mail et courrier.
  • Anticiper les besoins des autres afin d’assurer leur expérience transparente et positive.

Exigences relatives à l’adjoint administratif:

  • Diplôme d’associé dans un domaine connexe.
  • Expérience administrative antérieure.
  • Excellentes compétences informatiques, en particulier la frappe.
  • Attention au détail.
  • Le multilingue peut être préféré ou requis.
  • Désir d’être proactif et de créer une expérience positive pour les autres.

Questions d’entretiens – Assistant administratif

Questions d’entrevue d’adjoint administratif avec des conseils détaillés pour les responsables du recrutement et les candidats.

Les assistants administratifs remplissent un certain nombre de fonctions de soutien, qui sont toutes centrées sur la collecte, la saisie et la diffusion de données. La plupart des assistants administratifs fournissent un soutien en personne, bien que certains opèrent à distance.

Lors de l’entretien avec des adjoints administratifs, le candidat le plus approprié doit être un communicateur et un résolveur de problèmes qualifiés. Évitez les candidats imprudents, inattentifs ou incapables de gérer des tâches concurrentes.

Questions d’entrevue pour les assistants administratifs:

1. Si un gérant vous demandait de recommander un restaurant pour impressionner un client, comment le géreriez-vous?

Montre des compétences de recherche et de la minutie.

2. Quelles sont les trois compétences qui vous conviennent pour ce poste? Soutenez vos réponses avec des expériences.

Révèle l’aptitude du candidat pour le rôle et les compétences en communication.

3. Donnez un exemple d’un moment où vous avez réussi à effectuer plusieurs tâches à la fois. Quel a été le résultat?

Démontre une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, ainsi que des compétences en gestion du temps.

4. Comment avez-vous calmé une situation stressante?

Montre la capacité du candidat à gérer des situations stressantes et à agir de manière professionnelle.

5. Un client insistant veut parler à un responsable qui ne peut pas être dérangé. Que fais-tu?

Montre sa capacité à suivre les instructions, à résoudre des problèmes et à diffuser des situations tendues.

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